Hoe organiseer je een succesvolle open dag voor je BSO?
Een open dag organiseren voor je BSO? Dat is hét moment om te laten zien wat jullie in huis hebben.
Geen saaie informatietafel, maar een levendig kijkje in de keuken van jullie opvang. Ouders willen zien hoe hun kinderen hun middag doorbrengen en kinderen willen vooral één ding: plezier maken. Een succesvolle dag draait om die combinatie.
Je moet ouders overtuigen van jullie kwaliteit en veiligheid, terwijl je de kids een onvergetelijke middag bezorgt.
Hoe pak je dat aan? Hier is je stappenplan.
Voorbereiding en planning
Goede voorbereiding is het halve werk. Zonder plan loop je het risico dat het een chaos wordt en dat is het laatste wat je wilt uitstralen.
Begin op tijd, denk na over je boodschap en zorg dat iedereen in het team weet wat er moet gebeuren.
De juiste boodschap en sfeer
Dit is de basis voor een soepele dag. Wat is jullie unieke verhaal? Elk BSO heeft wel iets waarmee het zich onderscheidt.
Misschien hebben jullie een specifieke pedagogische aanpak, werken jullie met thema’s als ‘De Wereld Ontdekkers’ of is jullie buitenruimte ongeëvenaard. Bedenk een kernboodschap die je wilt overbrengen.
Is het jullie focus op zelfstandigheid? Of juist op geborgenheid en veiligheid? Deze boodschap moet door alles wat je doet voelbaar zijn, van de teksten op de wand tot de activiteiten die je aanbiedt. De sfeer die je uitstraalt, is minstens zo belangrijk.
Zorg voor een warme, uitnodigende ambiance. Hang foto’s van activiteiten op, zet tekeningen van de kinderen neer en zorg voor een frisse, opgeruimde uitstraling.
Bedenk een ‘tone of voice’ die bij jullie past: is het informeel en knus, of juist gestructureerd en uitdagend? Laat dit terugkomen in je promotiemateriaal en in de gesprekken op de dag zelf. Een veelgemaakte fout is om te veel verschillende boodschappen te willen vertellen.
Blijf bij één of twee kernwoorden waar jullie voor staan. Kies bijvoorbeeld voor ‘avontuur’ en ‘veiligheid’ en zorg dat alles hierop aansluit.
Informatievoorziening en praktische randvoorwaarden
Dit maakt jullie verhaal krachtig en onvergetelijk. Zorg dat alle praktische informatie paraat is. Ouders hebben concrete vragen: wat zijn de kosten? Zijn er wachtlijsten?
Hoe zit het met de voorschoolse opvang? Maak een handig overzicht op een A4-tje of een flyer die ze mee kunnen nemen. Wees hierin transparant.
Niets is vervelender dan een ouder die na het event nog op een website moet zoeken naar tarieven.
Denk ook na over de logistiek op de dag zelf. Hoeveel mensen verwachten jullie? Is er voldoende parkeergelegenheid?
Zorg voor een duidelijke indeling van de ruimte. Richt een rustige hoek in waar ouders even kunnen zitten en iets te drinken kunnen krijgen.
Zorg voor voldoende personeel dat de rondleidingen kan doen en de vragen kan beantwoorden. Een groepsgrootte van 6-8 volwassen per rondleider is prima te doen. Een valkuil is om alles in één grote ruimte te proppen. Zorg voor logische looproutes.
Begin bij de entree met een welkomstdrankje, loop via de speelruimte naar de creatieve hoek en eindig bij de informatietafel.
Dit voorkomt dat mensen voor elkaar staan te wachten en zorgt voor een soepele stroom.
Promotie en marketing
Nu het plan staat, is het tijd om mensen te werven. Je kunt nog zo’n geweldige dag organiseren, als er niemand komt, heb je er niets aan.
Online en offline strategieën
Een goede promotie is essentieel. Je moet zowel de ouders bereiken als de kinderen enthousiast maken.
Voor het bereiken van ouders zijn sociale media je beste vriend. Facebook en Instagram (Meta) zijn ideaal. Maak een mooi visueel met de datum, tijd en een aantrekkelijke tekst. Vertel niet alleen dat er een open dag is, maar vertel waarom het leuk is. ‘Kom kijken hoe je kind een echte kunstenaar wordt bij ons!’ werkt beter dan ‘Open dag BSO’.
Deel de post in lokale oudergroepen en op je eigen pagina. Naast online is offline nog steeds krachtig.
Hang posters op bij scholen, sportverenigingen en supermarkten in de buurt. Vraag de basisscholen in de regio of ze de flyer mee willen geven in de schooltas. Een persoonlijke uitnodiging via de school is vaak nog het meest effectief.
Zorg dat je flyers een duidelijke call-to-action hebben, zoals ‘Scan de QR-code om je aan te melden!’. Veel BSO’s vergeten de eigen website.
Doelgroepbenadering
Maak een prominente banner op de homepage. Zorg dat er een directe link is naar een speciale pagina over de open dag.
Een veelgemaakte fout is om bezoekers naar de algemene homepage te sturen waar ze eerst 10 minuten moeten zoeken. Maak het makkelijk. Pas je boodschap aan op de ontvanger. Voor ouders gaat het om kwaliteit, veiligheid en ontwikkeling.
Zij willen weten of jullie pedagogisch medewerkers goed opgeleid zijn, hoe de groepsgrootte is en welke activiteiten bijdragen aan de ontwikkeling van hun kind. Zelfs nu we te maken hebben met het personeelstekort in de kinderopvang, blijft het essentieel om dit in je teksten en gesprekken te benadrukken.
Voor kinderen draait het om plezier, avontuur en vriendjes. TikTok is het perfecte kanaal om de jongere doelgroep (en indirect hun ouders) te bereiken.
Maak een korte, leuke video van een activiteit die ze op de open dag kunnen doen. Laat zien dat het gezellig en spannend is.
Een filmpje van een kind dat enthousiast vertelt over het ‘spookhuis’ dat ze hebben gebouwd, is goud waard. Focus je niet alleen op volwassenen. Als je de kinderen niet bereikt en enthousiast maakt, komen ze misschien niet mee. Betrek ze er actief bij. Stuur de uitnodiging ook naar de kinderen toe, misschien via een leuke tekening die ze mee naar huis krijgen van school.
De uitvoering op de dag zelf
De dag is aangebroken. Alles is voorbereid, de promotie heeft zijn werk gedaan.
Nu draait het om de uitvoering. Dit is het moment om te laten zien wie jullie zijn en wat jullie doen. Zorg voor een onvergetelijke ervaring.
Interactie en beleving
Sta niet alleen te praten, maar laat het zien. Een open dag voor een BSO mag geen schoolplein-sessie zijn.
Organiseer mini-workshops of interactieve activiteiten. Denk aan een ‘bouwhoek’ waar kinderen een fort kunnen bouwen met kussens, een ‘kunsthoek’ waar ze een eigen monster kunnen knutselen of een ‘proefjeslab’ met simpele wetenschappelijke experimenten. Laat kinderen direct deelnemen, dan voelen ze meteen de sfeer en het plezier. Wil je als team ook meer structuur in je overleg? Leer hoe je effectieve teamvergaderingen in Montessori stijl organiseert.
Laat het kinderwerk zien. Hang overal tekeningen en knutselwerkjes op.
Dit geeft kleur en leven aan de ruimte en het laat zien wat er dagelijks gebeurt.
Zorg voor kleine ‘informatie-punten’ verspreid door de ruimte. Bij elk hoekje kan een kaartje hangen met een korte uitleg: ‘Hier stimuleren we de creativiteit’ of ‘Hier leren ze samenwerken’. Betrek de huidige kinderen actief. Zij zijn de beste ambassadeurs.
Maak van hen ‘gidsen’ die een groepje rondleiden of vertellen over hun favoriete activiteit. Laat ze hun eigen werk presenteren.
Ouders geloven kinderen veel sneller dan volwassenen. Een kind dat vol enthousiasme vertelt hoe leuk het is, is het mooiste wat er is. Een veelgemaakte fout is om alleen een rondleiding te geven en een informatiemap uit te delen.
Dat is te passief. Zorg voor beleving. Laat ouders ook iets doen, bijvoorbeeld meedoen met een korte workshop of een spelletje spelen samen met hun kind. Zo ervaar je direct de interactie en kun je de tevredenheid onder ouders peilen.
Checklist en nazorg
Na de drukte begint het echte werk: de nazorg. Dit is het moment om geïnteresseerden om te zetten in aanmeldingen.
Verificatie-checklist
- Planning: Is er een duidelijke tijdsindeling voor de dag? (bijv. 10:00-10:30 rondleiding groep 1, 10:30-11:00 workshop).
- Boodschap: Is de kernboodschap (bijv. ‘veilig & avontuurlijk’) duidelijk en verwerkt in alle uitingen?
- Promotie: Is er gepromoot op Meta (Facebook/Instagram) voor ouders en TikTok voor kinderen?
- Landingspagina: Is er een speciale pagina op de website met alle info en een aanmeldknop?
- Materialen: Zijn er flyers, infokaartjes en een welkomstdrankje?
- Activiteiten: Zijn er minimaal 2 interactieve workshops of belevingsmomenten?
- Medewerkers: Is iedereen op de hoogte van zijn/haar rol en zijn er genoeg handen?
- Kinderen: Zijn de huidige BSO-kinderen betrokken als gids of om hun werk te laten zien?
- Nazorg: Is er een e-mailadres verzameld en een vervolgstap gepland (bijv. een persoonlijke mail binnen 2 dagen)?
Wees hier net zo zorgvuldig in als bij de voorbereiding. Stuur na de open dag een persoonlijke bedank-mail naar alle bezoekers.
Vat nog even samen wat jullie uniek maakt en herinner ze aan de aanmeldprocedure. Zorg dat de aanmeldknop op de landingspagina groot en duidelijk is. Twijfelen ouders? Bied ze aan om nog een keertje te komen kijken op een normale dag.
Dat getoonde interesse en vertrouwen. Met deze aanpak creëer je niet zomaar een open dag, maar een ervaring. Een dag die ouders overtuigt en kinderen enthousiast maakt. En dat is precies wat je wilt.